O que é A régua de cobrança consiste em um conjunto estruturado de etapas que uma empresa adota para gerenciar e aprimorar o seu processo de cobrança, com o objetivo de recuperar os valores em atraso e diminuir a inadimplência, além de garantir que seus clientes mantenham os pagamentos em dia. Atenção: para o processo funcionar é necessário informar um e-mail e o nome do remetente para o envio dos e-mails, assim caso os clientes respondam, a resposta irá para o e-mail que foi definido. Esta configuração é realizada somente pela equipe da FyPay. Permissão necessária É necessário ter a permissão “ 2.78 - Módulo PactoPay ” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM. Como fazer 1. Na lupa de busca, pesquise por “ Configuração de fases "; 2. Em seguida, será apresentada esta tela onde é possível personalizar diversas configurações da sua régua de cobrança; 2.1. Envio de cobrança automática: ative esta configuração para o sistema enviar as cobranças automaticamente para os convênios habilitados na data prevista; Observação: caso esta configuração esteja desmarcada, nenhuma cobrança será enviada. Recomendação: Ative essa configuração para que o sistema realize as cobranças de forma automática no dia do vencimento da parcela. 2.2. Envio antecipado de cobrança: ative esta configuração para o sistema enviar um e-mail até 15 dias antes do vencimento da cobrança, incentivando o aluno a realizar o pagamento via link de cobrança; Recomendação: Ative essa configuração para que o sistema envie um e-mail até 15 dias antes do vencimento da parcela, incentivando o aluno a realizar o pagamento via link de cobrança. Você ainda pode conceder um valor ou porcentagem de desconto no pagamento antecipado. Enviar por e-mail: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por e-mail; Enviar por sms: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por SMS; Enviar por whatsapp: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por WhatsApp; Enviar apenas para quem tem autorização de cobrança automática: ao marcar esta opção, o e-mail será enviado apenas para os clientes que têm autorização de cobrança cadastrada, como, por exemplo, cartão de crédito e boleto; Observação: se desmarcado, o e-mail será enviado para todos os clientes, mesmo aqueles que não possuem autorização de cobrança cadastrada, como, por exemplo, clientes que pagam pelo PIX. Aplicar desconto para pagamento antecipado: marque esta opção caso deseje que o cliente ao realizar o pagamento antecipadamente ganhe um valor ou porcentagem de desconto; Observação: após marcar a configuração, o campo à sua frente será liberado, permitindo configurar um desconto em valor ou porcentagem na parcela do cliente. Quantos dias antes do vencimento este e-mail deve ser enviado?: defina neste campo quantos dias antes do vencimento da parcela o e-mail deve ser enviado ao cliente, com um mínimo de 5 dias e um máximo de 15 dias. 2.3. Comunicar resultado da cobrança: ative esta configuração caso deseje que um comunicado seja enviado para o cliente com o status da cobrança; Observação: o modelo de mensagem enviado ao cliente não pode ser alterado. Recomendação: Ative essa configuração para que o sistema envie um comunicado para o aluno informando a situação da cobrança, ou seja, se foi aprovada, negada ou cancelada. Resultado da transação: marque todos os status de cobrança que deseja enviar um comunicado ao cliente; Aprovada: cobranças cujo resultado foi aprovado; Negada: cobranças cujo resultado foi negado; Cancelada: cobranças que foram canceladas. Enviar por e-mail: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por e-mail; Enviar por sms: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por SMS; Enviar por whatsapp: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por WhatsApp; Enviar por aplicativo: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes pelo App Treino; Receber um teste antes de enviar para o cliente: marque esta opção caso deseje realizar um teste. 2.4. Retentativa automática de cobrança: ao ativar esta configuração, é possível definir as regras para a retentativa automática de cobrança no sistema; Recomendação: Ative essa configuração para que o sistema reenvie cobranças negadas, realizando novas tentativas de cobrança. Sugerimos que configure com 95 dias de limite de parcela vencida e com 3 dias de intervalo de retentativa de cobrança. Limite de dias após o vencimento para parcela entrar na Retentativa de Cobrança: neste campo, você definirá até quantos dias após o vencimento da parcela ela ainda entrará na regra para tentar cobrar automaticamente pelo sistema. O limite mínimo é de 1 dia e o máximo é de 95 dias. Esta configuração funciona em conjunto com a configuração abaixo; Intervalo de dias para Retentativa de Cobrança da parcela: neste campo, você irá definir de quantos em quantos dias o sistema irá enviar a parcela vencida para tentar cobrar novamente. O limite mínimo é de 3 dias e o máximo é de 15 dias entre cada tentativa. 2.5. Múltiplos convênios: ao ativar esta configuração é possível adicionar mais de um convênio para realizar as tentativas de cobrança. Além disso, você pode escolher a hierarquia deles para a cobrança de suas parcelas; Recomendação: Ative essa configuração para que seja possível fazer as cobranças das parcelas por várias adquirentes que você tenha contratado. Você escolhe a ordem das adquirentes que o sistema vai enviar as cobranças e a quantidade de tentativas, assim garantindo maior efetividade nas cobranças, além de menores taxas. Exemplo: se sua empresa utiliza os convênios da Stone e da Cielo, você pode configurar para que as cobranças sejam enviadas para tentativa de cobrança primeiro na Stone e, se não forem bem-sucedidas logo em seguida, será realizado a tentativa na Cielo. 2.5.1. No campo " Quantidade de tentativas de cobrança da parcela " defina a quantidade de vezes que o sistema irá tentar cobrar uma parcela de forma automática em cada convênio. O limite mínimo é de 1 tentativa e o máximo é de 5 tentativas por convênio; 2.5.2. Clique em " + Novo convênio " para adicionar um novo convênio a listagem; 2.5.3. Clicando neste ícone , é possível alterar a ordem do convênio configurado. Para excluir um convênio, basta clicar neste ícone . 2.6. Comunicação de atraso: ative esta configuração caso deseje que um comunicado seja enviado para o cliente sobre as parcelas em atraso, com um link de pagamento por e-mail ou um SMS contendo um informativo da pendência; Recomendação: Ative essa configuração para que o sistema envie um comunicado para o aluno informando sobre as parcelas em aberto atrasadas e ainda disponibilizando um link de pagamento, assim reduzindo a inadimplência da sua empresa. Enviar por e-mail: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por e-mail; Enviar por sms: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por SMS; Enviar por whatsapp: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por WhatsApp; Enviar por aplicativo: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes pelo App Treino; Enviar apenas para quem tem autorização de cobrança automática: ao marcar esta opção, o comunicado será enviado apenas para os clientes que têm autorização de cobrança cadastrada, como, por exemplo, cartão de crédito e boleto; Observação: se desmarcado, o comunicado será enviado para todos os clientes, mesmo aqueles que não possuem autorização de cobrança cadastrada, como, por exemplo, clientes que pagam pelo PIX. Quanto tempo após o vencimento: defina quantos dias após o vencimento da parcela os comunicados devem começar a ser enviados. Máximo de 95 dias após o vencimento da parcela; Limite máximo de dias para envio de parcelas em atraso : defina até quantos dias uma parcela em atraso pode receber o comunicado. Exemplo: parcelas atrasadas em até 100 dias receberão o comunicado; acima de 100 dias, não receberão mais. O limite máximo é de 250 dias; Intervalo de envio: neste campo, você irá definir de quantos em quantos dias o sistema irá enviar o comunicado de parcela em atraso para o cliente. O limite mínimo é de 3 dias e o máximo é de 30 dias; Quantidade de envios: neste campo, você irá definir até quantos envios podem ser realizados para a parcela em atraso do cliente. O limite mínimo é de 3 envios e o máximo é de 5 envios. 2.7. Comunicar vencimento do cartão: ao ativar esta configuração, será enviado um SMS para o cliente informando que o cartão de crédito utilizado para pagamento, venceu, está vencendo ou um e-mail com o link para o cadastro de um novo cartão; Recomendação: Ative essa configuração para que seja enviado um SMS para o cliente informando que o cartão de crédito utilizado para pagamento venceu ou está vencendo e ainda um e-mail com o link para o cadastro de um novo cartão. Enviar por e-mail: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por e-mail; Enviar por sms: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por SMS; Enviar por whatsapp: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes por WhatsApp; Enviar por aplicativo: ao marcar esta opção os comunicados serão enviados aos clientes pelo App Treino; Comunicar cartão vencido: ao marcar esta opção, o sistema enviará automaticamente um comunicado de cartão vencido no primeiro dia do mês seguinte ao vencimento do cartão; Comunicar cartão próximo do vencimento: ao marcar esta opção, o sistema enviará automaticamente um comunicado no mês anterior ao mês de vencimento. 2.8. Janela de Eficiência da Comunicação: com este recurso habilitado, qualquer pagamento realizado dentro do prazo estabelecido após o envio da comunicação será incluído, mesmo que não seja feito pelo link. Recomendação: Defina 7 dias para ser considerado eficiência da régua de cobrança. Dias a serem considerados: informe a quantidade de dias que o sistema deve considerar para a eficiência da comunicação da cobrança. 3. Após ativar todas as configurações necessárias, clique em " Salvar alterações " para gravar as alterações realizadas. Saiba mais Para saber sobre o BI da Régua de Cobrança, clique aqui .