O que é O plano normal (Avançado) permite cadastrar um plano com mais de uma duração (por exemplo: 1, 3 ou 12 meses), com flexibilidade na quantidade de vezes na semana e valores diferentes para cada pacote ou modalidade. Ele reúne, na tela nova, todas as configurações e opções do cadastro de plano da tela antiga. Por exemplo: uma escola de natação pode oferecer, no mesmo plano, a modalidade 2x na semana com duração de 1 ou de 12 meses, cada uma com o seu valor. Permissão necessária É necessário ter a permissão “ 5.09 – Planos ” habilitada no perfil de acesso. Como fazer 1. Na lupa de busca, pesquise por “ Plano ”; 2. Na tela de planos, clique em “ Adicionar ”; 3. É apresentada uma tela com opções de tipos de plano a se cadastrar, na opção “ Plano Normal (Avançado) ” clique em “ Cadastrar plano ”; 4. O cadastro é dividido em etapas. Preencha os campos obrigatórios de cada etapa antes de clicar em “ Avançar ”. ℹ️ Observação: a quantidade de etapas pode mudar. A etapa “ Categoria ” só é apresentada quando a opção “ Restringir venda por categoria do cliente ” está marcada. Dados Básicos 1. Preencha os campos; Nome: neste campo, coloque o nome do plano que será identificado na hora da venda; Produto padrão gerar parcelas contrato: deve ser selecionada a opção “ Plano ”; Plano ativo a partir de: a partir de que data este plano estará disponível para venda; Permite matrículas/rematrículas até: até que data este plano está disponível para venda; Permite renovação até: até que data os alunos que já possuem este plano poderão renová-lo; Restringir venda por categoria do cliente: caso deseje restringir a venda para uma categoria específica de cliente, marque esta opção e a aba “ Categoria ” será apresentada para realizar a seleção da categoria de cliente que poderá comprar este plano. Por exemplo: tenho uma parceria com uma empresa onde os funcionários podem adquirir planos com desconto na minha empresa. Em vez de aplicar o desconto diretamente, posso categorizar esses alunos e disponibilizar o plano exclusivamente para eles. 2. Clique em “ Configurações avançadas ”. Nele estão localizadas diversas configurações, que você pode habilitar ou não de acordo com o cadastro de plano que está fazendo; 2.1. Na aba “ Acessos semanais ”; Acesso semanal: esta configuração limita o acesso do aluno na catraca. Por exemplo: o aluno comprou um plano com modalidade 7x na semana e esta configuração está marcada com 3: o aluno conseguirá acessar a catraca apenas 3 dias na semana. 2.2. Na aba “ Vendas online ”; Atenção: para planos que são configurados apenas com pacote, não é possível utilizar a opção do vendas online. Apresentar no vendas online: marque esta opção. Ao marcar essa opção, esse plano só será apresentado no vendas online, não sendo apresentado na tela de negociação do sistema. Com essa opção marcada, algumas das opções da configuração avançada não são mais apresentadas, como a opção bolsa e o pagamento com boleto; Atenção: os planos que são vendidos no vendas online devem ter apenas uma duração e uma condição de pagamento. Permite compartilhar plano no vendas online: marque esta opção para permitir que o plano configurado para Vendas Online possa ser compartilhado com dependentes; Atenção: se essa opção não for marcada, não será possível vender planos com dependentes na Vendas Online. Permitir venda no balcão: marque esta opção para que este plano que está sendo configurado para o Vendas Online também seja apresentado na venda do balcão. Caso desmarcada, só será apresentado no Vendas Online; Permitir turmas no Vendas Online: ao marcar esta configuração, é possível realizar a venda com a marcação na turma pelo vendas online; Atenção: esta opção só será apresentada após adicionar uma modalidade de turma no plano. Apresentar no Pacto Flow: ao marcar esta opção, este plano será apresentado no aplicativo Flow como opção de venda; Atenção: esta opção só será apresentada em planos do tipo recorrência. Contratos iniciam a partir de: escolha a data de início do contrato. Essa opção é ideal para empresas que estão em fase de inauguração, conseguindo fazer pré-venda de planos. A data escolhida será a data de início do contrato do aluno, mas não necessariamente será a data de pagamento do plano; Termo de aceite: selecione o termo que será apresentado para o cliente aceitar. Esse termo deve ser cadastrado previamente no “ Modelo de contrato ”; Vídeo youtube: informe o código do vídeo do youtube para ser apresentado no checkout da venda do plano; 💡 Dica: esse vídeo pode ser uma propaganda ou algo que deseje reproduzir no momento em que o cliente adquirir o plano pelo Vendas Online. Campo Observação: descreva um texto ou observação para ser apresentado abaixo do vídeo no checkout da venda do plano; Habilitar plano para Koontato.AI: ao ativar essa configuração, o sistema libera o campo “ Descrição para Koontato.AI ”. Nesse campo, é possível escrever orientações sobre como a IA deve apresentar esse plano, quais benefícios devem ser destacados, para que tipo de cliente o plano é mais indicado e qual tom de comunicação utilizar (mais simples, próximo ou direto), entre outras informações. Essas instruções ficam vinculadas exclusivamente a esse plano. A opção é exibida apenas para planos do tipo Normal , Normal Avançado e Crédito . Atenção: esta configuração só funciona para integrações com a Koontato AI e serve como determinante para que o Koontato.AI ofereça este plano. Para saber mais sobre plano do vendas online, clique aqui . 2.3. Na aba “ Convites ”; Quantidade de convite por mês: determine uma quantidade de convites (acessos) que o aluno tem para trazer convidados dentro de cada mês. À medida que forem acontecendo os acessos, o contador vai diminuindo até chegar a 0 e, no mês seguinte, ele reinicia com o valor informado nesse campo. Com esta opção, a academia pode montar promoções em que o aluno que comprar o plano com essa configuração marcada tem direito a uma quantidade de acessos para seus convidados, podendo ser a mesma pessoa várias vezes ou pessoas diferentes, pois o controle se baseia em acessos. O que essa configuração não permite é que um convidado venha acompanhando dois alunos diferentes no mesmo mês. Se um mesmo convidado precisar vir com outro aluno, precisa esperar o mês seguinte para conseguir ter o acesso. 💡 Dica: nas configurações da empresa, na aba “ Restringir convidado a ter somente um convite por mês por convidante ”, é possível restringir que um convidado venha acompanhando dois alunos diferentes no mesmo mês. Se um mesmo convidado precisar vir com outro aluno, precisa esperar o mês seguinte para conseguir ter o acesso. Permitir convites também para alunos cancelados e vencidos: ao marcar essa opção, ex-alunos com status cancelado ou vencido também poderão utilizar o convite normalmente. 2.4. Na aba “ Bolsa ”; Plano bolsa: marque esta configuração caso o plano seja sem custo (bolsa). 2.5. Na aba “ Data de pagamento ”; Escolha os dias do mês: nesta configuração, informe as possíveis datas de vencimento que aparecerão como possibilidade no momento da venda deste plano. Por padrão, é preenchida com todas as datas possíveis do mês, mas você pode optar por permitir somente 05, 10, 15, 20, 25, 30. Por exemplo: o aluno comprou o plano no dia 06/04 e deseja o vencimento todo dia 10. Neste caso, selecione o dia 10. Para saber como é realizado o cálculo proporcional (pró-rata) no sistema, clique aqui . Data de vencimento obrigatória: marque esta configuração; Obrigatoriedade de cadastro de cartão de crédito para venda: com essa configuração habilitada, será obrigatório preencher o cartão de crédito nas telas Venda rápida e Nova Negociação. 2.6. Na aba “ Renovação automática ”; Renovar plano com desconto: marque esta configuração caso deseje que, no momento da renovação automática, o plano do aluno renove com o desconto extra concedido no plano anterior; Renovar produtos obrigatórios: marque esta configuração caso deseje que, no momento da renovação automática, o sistema renove também os produtos obrigatórios do plano; Não renovar contrato com parcela vencida em aberto: marque esta configuração caso deseje que o plano não seja renovado se o aluno estiver com parcela vencida em aberto; Bloquear renovação de plano com parcelas em aberto: caso marcado, se o aluno tiver parcelas em aberto (vencidas ou não), ao tentar finalizar a renovação o sistema exibirá uma mensagem de bloqueio e a renovação não será concluída. A mensagem é apresentada na tela de negociação (sistema web), no app Treino e no vendas online; Renovar apenas planos com condição de pagamento recorrência: marque esta configuração caso deseje que sejam renovados automaticamente apenas os contratos com condição de pagamento recorrência. Por exemplo: o aluno A comprou este plano em 10x no boleto e não terá o seu contrato renovado automaticamente. O aluno B comprou este plano em 10x no cartão de crédito recorrência e terá o seu contrato renovado automaticamente; Renovar contrato automaticamente utilizando valor base do contrato: marque esta configuração se deseja que, durante a renovação automática, o sistema não utilize o valor atual do plano, mas sim o valor do contrato anterior, mantendo assim o valor base do contrato renovado; Por exemplo: o cliente negociou um plano com uma mensalidade de R$100,00 por 6 meses, totalizando um valor base do contrato de R$600,00. Apesar de o plano agora ter uma mensalidade de R$120,00 e um valor base de R$720,00, o sistema, ao renovar automaticamente o contrato, seguirá o valor do contrato anterior, assegurando que o contrato renovado mantenha um valor base de R$600,00. Ativar renovação automática: caso deseje, marque esta configuração para que os contratos lançados com este plano sejam renovados automaticamente. Selecionar plano para renovação automática: após habilitar a renovação automática, pode informar um plano diferente do atual para ser usado na renovação automática. Caso não selecione nenhum plano aqui, será renovado o plano atual do aluno; Atenção: não é permitido selecionar planos com turma. Horário: marque o horário para esse plano escolhido na renovação automática; Duração: selecione a duração para esse plano escolhido na renovação automática; Condição de Pagamento: selecione a condição de pagamento para esse plano escolhido na renovação automática. 2.7. Na aba “ Pagamento com boleto ”; Permitir pagar com boleto: habilitando esta configuração, o aluno pode pagar com boleto bancário. Também é possível definir a data mensal para realizar o pagamento antecipado e a porcentagem de desconto se o aluno pagar o boleto antecipado. 2.8. Na aba “ Parcela pela operadora ”; Permite parcelamento pela operadora : marque essa configuração caso deseje que seja cobrado, de forma on-line, o valor total do plano vendido, dividido pelo número total de parcelas definido na configuração “ Número máximo de parcelas ”; Por exemplo : vendo um plano por R$ 600,00. O sistema vai cobrar à vista R$ 600,00, dividido em 6 vezes, usando os R$ 600,00 do limite do cartão do aluno. ℹ️ Observação: o sistema gera apenas 1 parcela no caixa em aberto do cliente. Número de vezes de acordo com a duração do contrato/plano : marque essa configuração caso deseje que o número máximo de vezes do parcelamento siga a quantidade de meses/duração do contrato; Por exemplo : um contrato de 10 meses terá um número máximo de parcelamento em 10 vezes. Número máximo de parcelas : número total de parcelas que serão permitidas no parcelamento. ℹ️ Observação: caso esteja marcada a configuração “ Número de vezes de acordo com a duração do contrato/plano ”, esta não se aplica. 2.9. Na aba “ Cobrar matrícula separada ”; Permite cobrar matrícula separada: habilitando esta configuração, a parcela da matrícula será separada das demais parcelas do plano, sendo possível definir em quantas vezes ela pode ser parcelada. 2.10. Na aba “ Cobrar produtos separado ”; Permite cobrar produtos separados: habilitando esta configuração, a parcela do valor do produto será separada das demais parcelas do plano, sendo possível definir em quantas vezes ela pode ser parcelada. 2.11. Na aba “ Desconto ”; Desconto em renovação antecipada: nesta configuração, você pode selecionar o desconto para o aluno que renovar o plano antecipadamente; Aceita dar desconto extra: com essa configuração habilitada, é permitido lançar desconto extra na hora da venda deste plano; Aceita dar desconto por plano: com essa configuração habilitada, é permitido configurar limites de desconto específicos para cada duração deste plano. Para isso, clique no ícone , preencha o campo com o valor máximo de desconto permitido e, em seguida, clique no ícone . Por exemplo: no plano mensal, você pode liberar um desconto de até R$ 20,00. Já no plano semestral, o limite pode ser de até R$ 50,00. Mesmo que o colaborador tenha uma permissão mais ampla no perfil de acesso, o sistema vai seguir o limite definido no plano, impedindo que valores acima do permitido sejam aplicados. Atenção: essa configuração se aplica somente para planos vendidos no balcão. 2.12. Na aba “ Cancelamento Automático ”; Atenção: caso realize as configurações para este plano, no momento do cancelamento o sistema irá considerar as regras configuradas aqui no cálculo do cancelamento. Quantidade de dias após vencimento da parcela para cancelamento automático do contrato do tipo normal ou avançado: neste campo, é possível definir a quantidade de dias após o vencimento da parcela para que o sistema cancele o contrato de forma automática. Aplicar a contratos ativos: ao clicar neste botão, as configurações realizadas serão aplicadas a todos os contratos vendidos antes dos ajustes. 2.13. Na aba “ Comissão ”; Gerar comissão: com esta configuração marcada, a venda do plano entra no cálculo da comissão dos consultores. 2.14. Na aba “ Plano Vip ”; Atenção: essa configuração é exclusiva para a rede de empresas , pois elas operam com um sistema unificado de acesso. Permitir acesso às empresas da rede: com essa configuração habilitada, os alunos que adquirirem este plano têm acesso às outras unidades da rede; Especificar empresas: com essa configuração habilitada, é possível selecionar as unidades específicas que o cliente poderá acessar. 2.15. Na aba “ Restrição de venda ”; Venda apenas para visitante: ao marcar essa opção, o plano só poderá ser vendido para visitantes, ou seja, para clientes que nunca tiveram um plano ativo e estão na situação VI (visitante). Isso garante que apenas novos clientes possam adquirir o plano, impedindo que alunos com histórico de adesão o adquiram. Por exemplo: se um visitante (cliente sem plano ativo) tentar comprar um plano e a opção “ Venda apenas para visitante ” estiver marcada, o sistema permitirá a venda. No entanto, se um cliente com plano anterior tentar fazer a compra, o sistema bloqueará a transação. Contratos encerram no dia: ao definir uma data nesse campo, o contrato do aluno será encerrado nessa data, independentemente da data de adesão ao plano. Ou seja, o sistema ajustará o fim do contrato para a data definida, sem considerar o tempo restante do plano. Por exemplo: com a data 15/09 neste campo, um aluno que iniciou o plano em 01/08 tem o contrato encerrado em 15/09, mesmo que a duração do plano termine em outra data. 2.16. Na aba “ Observações ”; Observações: são campos de texto livre, em que o gestor pode registrar informações importantes e específicas para cada plano, como condições comerciais, instruções internas e detalhes personalizados, entre outras. 2.17. Caso realize alguma configuração, clique em “ Salvar configurações ”; 3. Clique em “ Avançar ”. Pacotes 1. Clique em “ Adicionar pacote ”. Localize e selecione o pacote desejado. Por fim, clique no ícone para salvar; ℹ️ Observação: repita o mesmo processo caso tenha outros pacotes. 2. Clique em “ Avançar ”. Modalidade 1. Clique em “ Adicionar modalidade ”. Localize e selecione a modalidade desejada. Por fim, clique no ícone para salvar; 2. Caso essa modalidade tenha alguma exceção, clique em “ Adicionar ”; 2.1. Preencha os campos com as exceções e clique em “ Salvar ”; Vezes na semana: informe as vezes na semana que esta modalidade terá nesta exceção; Tipo de operação: informe se, ao selecionar esta exceção, o valor terá um acréscimo ou uma redução; Forma de cálculo: defina se o cálculo será em valor ou percentual; Custo: informe qual será o valor desta exceção; Ações: clique no ícone para salvar, ou clique no ícone para excluir esta exceção. ℹ️ Observação: repita o mesmo processo caso tenha outras modalidades. 3. Clique em “ Avançar ”. Duração 1. Clique em “ Adicionar condição de duração ”; 2. Em seguida, preencha os campos conforme a duração que deseja e clique em “ Salvar condição de duração ”; Escolha um pacote: caso deseje, pode selecionar um pacote como referência; Valor de Referência: se não tiver selecionado o pacote, pode informar um valor de referência; Número de Meses: informe a duração em meses; Dias extras: caso tenha dias extras para a duração, pode informar neste campo; Forma de cálculo: defina se o cálculo será em valor ou percentual; Tipo de Operação: selecione se será acréscimo ou redução; N° máximo de parcelas: informe a quantidade máxima de parcelas que esta duração terá; Valor desejado mensal: informe qual o valor mensal que deseja que esta duração tenha; Valor desejado da parcela: informe o valor desejado para cada parcela desta duração; Valor mensal para Ajuste: informe o valor que será aplicado para esta duração quando houver alguma exceção de valor ou porcentagem. ℹ️ Observação: clicando no ícone , o sistema realiza automaticamente o cálculo com base no pacote ou valor de referência informado. 3. Para editar as condições de pagamento dessa duração, clique em “ Editar ”; 3.1. Para incluir uma nova condição, clique em “ Adicionar linha ”; 3.2. Para editar uma condição, clique no ícone ; 3.3. Para excluir uma condição, clique no ícone ; 3.4. Clique em “ Fechar ”. Exceções 1. Para utilizar a configuração de exceções, clique em “ Adicionar linha ”. ℹ️ Observação: caso o plano seja configurado nesta guia, o sistema irá desconsiderar as demais configurações realizadas em outros locais, priorizando as definições feitas aqui. Essas configurações serão tratadas como uma exceção à regra geral. Nesta guia, é possível configurar pacotes ou modalidades avulsas, definir os horários e a frequência semanal para as modalidades avulsas (nos pacotes, essas informações vêm do pacote), além de configurar a duração do plano em meses e o valor mensal desejado. Atenção: em um plano já salvo, não é possível excluir uma linha de exceção quando a duração dela (coluna “ Durações (Em meses) ”) já foi usada em algum contrato deste plano. Nesse caso, o sistema apresenta a mensagem “ Duração não pode ser excluída, pois está vinculada a contratos ”. ℹ️ Observação: o sistema confere todos os contratos deste plano lançados com essa duração em meses, de qualquer modalidade, horário, categoria ou unidade, inclusive os contratos encerrados e cancelados. Por isso, a mensagem pode aparecer mesmo quando um relatório não mostra nenhum aluno na modalidade da linha. Para deixar de vender essa duração, inative-a, como mostrado no tópico “ Deixando de vender uma duração que já tem contratos ”. Horários 1. Para adicionar o horário do plano, clique em “ Adicionar linha ”. Horário : defina o tipo de horário do plano desejado (por exemplo: Livre, Econômico, Horário da Turma); Atenção: os horários exibidos nesta opção devem estar previamente cadastrados e ativos no sistema. Tipo Operação : indica se haverá acréscimo ou redução no valor de acordo com o horário; ℹ️ Observação: é possível configurar um valor de acréscimo ou desconto que será aplicado caso o cliente selecione um determinado horário no momento da compra. Por exemplo: um horário econômico, com acesso restrito, pode oferecer um desconto de R$ 20,00 na mensalidade, já que o cliente utilizará a academia apenas nesse período, ajudando a reduzir o fluxo em horários de maior movimento. Tipo Valor : define se o ajuste será em valor fixo (R$) ou percentual (%); Valor : quantia aplicada conforme o tipo de valor selecionado; Por exemplo: ao selecionar a opção Valor , insira o valor que será acrescido ou reduzido, como R$ 10,00 (dez reais). Já ao optar por Percentual , informe o valor em porcentagem, como 10,00% (dez por cento). Ações : permite editar ou excluir a configuração. Produtos e Serviços 1. Clique no ícone para alterar o valor de Matrícula, Renovação e Rematrícula, se este plano for cobrar esses serviços. Ou clique em “ Adicionar linha ” para adicionar mais um produto a este plano e, após isso, clique em “ Avançar ”. ℹ️ Observação: os produtos matrícula, rematrícula e renovação são obrigatórios para este plano. Se adicionar outros produtos como obrigatórios, no ato do fechamento da negociação o produto é adicionado automaticamente. Dados Contratuais 1. Preencha os campos; Modelo de contrato do plano: selecione o modelo de contrato previamente cadastrado que será disponibilizado para o cliente assinar; Percentual da multa de cancelamento: defina neste campo qual o percentual desejado para o sistema calcular a multa de cancelamentos; Produto taxa cancelamento: selecione a opção Custo Administrativo Cancelado (por padrão, o sistema vem com este produto cadastrado); Restringir quantidade marcação por dia de aula coletiva (geral): informe a quantidade de marcações que seus alunos podem realizar por dia de aula coletiva de forma geral; Restringir quantidade marcação por dia de aula coletiva (por modalidade): informe a quantidade de marcações que seus alunos podem realizar por dia e por modalidade contratada; Limite de reposições para aula coletiva: marque esta opção se desejar limitar o número de reposições disponíveis para os alunos que contratarem este plano; Permite Atestado médico: marque esta opção caso os alunos que comprarem este plano possam apresentar atestado médico; Dividir valor da manutenção nas parcelas: marque esta configuração caso deseje que o sistema divida o valor da Manutenção de Modalidade realizada após a contratação do plano entre as parcelas em aberto do aluno; Restringir Marcações de Aulas Coletivas (quantidade de vezes por semana da modalidade): marque esta opção caso os alunos que contratarem este plano sejam limitados a agendar aula coletiva de acordo com a quantidade de vezes na semana da modalidade; Validar vezes na semana para marcação de aula contabilizando no mesmo dia: marque esta opção se você deseja permitir que os alunos possam agendar várias aulas coletivas no mesmo dia, porém com um limite específico para cada modalidade, de acordo com a configuração do plano contratado. Por exemplo: se um aluno contratou um plano de Pilates que permite fazer 3 vezes na semana, com essa opção marcada ele poderá agendar até 3 aulas de Pilates no mesmo dia ou em dias diferentes, desde que não exceda o limite semanal estabelecido para essa modalidade. Atenção: em “ Configurações avançadas ” temos, além das opções explicadas no passo dos “ Dados Básicos ” deste conhecimento, a opção de definir a quantidade de dias de férias que o aluno pode solicitar ao adquirir o plano. 2. Clique em “ Avançar ”. Condição de Pagamento 1. Por padrão, o sistema já traz adicionadas todas as condições que se enquadram na duração determinada nas configurações, porém é possível fazer alterações e excluir uma das opções, se desejar; 2. Clique em “ Concluir ” para finalizar o cadastro do plano. Deixando de vender uma duração que já tem contratos 1. Na lupa de busca, pesquise por “ Plano ”; 2. Clique sobre o plano desejado; 3. Clique na aba “ Duração ”; 4. Na linha da duração que deseja deixar de vender, clique no ícone da coluna “ Ações ”; 5. Na janela “ Editar condição duração ”, ative a opção “ Inativar ”; 6. Clique em “ Salvar condição de duração ”; 7. A coluna “ Status ” da duração passa a mostrar “ Inativo ”. Clique em “ Salvar ” para gravar a alteração no plano. Atenção: a duração inativa deixa de ser apresentada na negociação para todas as modalidades e horários deste plano. Saiba mais Para saber como cadastrar plano recorrente, clique aqui . Para saber como cadastrar plano de crédito (comum), clique aqui . Para saber como cadastrar plano personal, clique aqui . Para saber como cadastrar plano normal com várias modalidades, clique aqui . Para saber como cadastrar plano normal com pacote e modalidades avulsas, clique aqui .