O que é O sistema possui dois locais para configurar o cancelamento de contrato: no cadastro do plano e no cadastro da empresa. Este artigo explica as configurações de cancelamento da empresa. Nas configurações da empresa, é possível definir um tipo de cancelamento para os cancelamentos feitos pelo usuário (manual) e outro para os cancelamentos feitos pelo sistema (automático). Assim, por exemplo, a academia pode cobrar a próxima parcela quando o aluno pede o cancelamento na recepção e, ao mesmo tempo, cobrar apenas as parcelas vencidas quando o sistema cancela o contrato por inadimplência. Permissão necessária É necessário ter as permissões “ Empresa ” e “ Configuração do sistema “ habilitadas no perfil de acesso. Como fazer 1. Na lupa de busca, pesquise por " Empresa - Configurações "; 2. Na guia " Por empresa ", no menu " Configurações ", clique em " Cancelamento "; 3. Serão apresentadas as configurações de cancelamento da empresa. Ajuste as configurações conforme a necessidade da empresa; Retroceder ao valor do plano mensal no cálculo do cancelamento com devolução: marque esta opção caso deseje que o sistema retroceda ao valor do plano mensal para realizar o cálculo do cancelamento. Quando a opção estiver desmarcada, o cálculo será baseado no número de dias do contrato. Quando estiver marcada, o sistema vai calcular com base no plano mensal. Veja abaixo as duas formas de cálculo: Configuração marcada: MULTA = (valor base do contrato – valor utilizado) × 0,02 (considerando a multa de 2%). VALOR UTILIZADO = (valor mensal do plano ÷ 30) × número de dias utilizados; Configuração desmarcada: MULTA = (valor base do contrato – valor utilizado) × 0,02 (considerando a multa de 2%). VALOR UTILIZADO = (valor base do contrato ÷ número de dias do contrato) × número de dias utilizados. Cancelamento avaliando parcelas futuras: ao habilitar esta opção, o sistema calcula a multa de cancelamento com base nas parcelas futuras não vencidas até o fim da vigência do contrato. Cálculo: MULTA = VALOR DAS PARCELAS RESTANTES (valor mensal × quantidade de parcelas futuras) × PERCENTUAL DE MULTA. Enviar e-mail de cancelamento: com esta opção habilitada, ao finalizar o cancelamento do aluno, será apresentado na janela do cancelamento o botão " Enviar Email ", para enviar o comprovante ao cliente; Tipo de cancelamento manual de planos recorrentes e Tipo de cancelamento automático de planos recorrentes: a empresa define um tipo para o cancelamento feito pelo usuário (manual) e outro para o cancelamento feito pelo sistema (automático). Os dois campos têm as mesmas 4 opções, descritas abaixo. Cada campo tem as próprias opções adicionais, e alterar um não altera o outro. ℹ️ Observação: o tipo manual é usado no cancelamento lançado no perfil do aluno e nas integrações. O tipo automático é usado no cancelamento automático por parcelas vencidas, no cancelamento automático de contratos sem assinatura, no cancelamento em lote por plano e no cancelamento na unidade de origem quando o aluno é transferido para outra unidade. Por exemplo: a academia quer manter a regra de aviso com 30 dias de antecedência quando o aluno pede o cancelamento na recepção, mas não quer que o cancelamento automático por inadimplência cobre a próxima parcela. Nesse caso, configure o tipo manual como " Cancelamento com cálculo de antecedência para vencimento da próxima parcela " e o tipo automático como " Cancelamento padrão ". Assim, o cancelamento automático mantém em aberto apenas as parcelas vencidas. Atenção: após a atualização do sistema, o tipo automático recebe a mesma configuração do tipo manual. O comportamento só muda quando a empresa alterar o tipo automático. As opções disponíveis nos dois tipos são: Cancelamento padrão: o cálculo de cancelamento padrão é realizado da seguinte forma: VB ÷ QDC = VD » VD × QDU = VU » VP - VU = Valor do Cancelamento (este pode ser positivo ou negativo). VB: Valor Base do Contrato; QDC: Quantidade de dias do contrato (são contabilizados somente os dias adquiridos na compra do plano; os dias adicionados por operações de afastamento ou bônus não são contabilizados); VD: Valor do Dia do contrato; QDU: Quantidade de dias utilizados; VU: Valor utilizado; VP: Valor Pago. ℹ️ Observação: no tipo manual, o " Cancelamento padrão " não apresenta opções adicionais. No tipo automático, ele apresenta as opções abaixo. Não gerar valores no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): habilitando essa opção, o sistema não gera valores residuais, como quitações de cancelamento, multas e taxas, no momento do cancelamento automático do plano; Gerar parcela de quitação no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): ao marcar esta opção, o sistema vai gerar automaticamente uma parcela de quitação para o cancelamento. Esta opção só é apresentada quando " Não gerar valores no cancelamento automático " está desmarcada. ℹ️ Observação: a opção " Não gerar valores no cancelamento automático " não cancela as parcelas vencidas em atraso. Cancelamento com cálculo de antecedência para vencimento da próxima parcela: ao selecionar esta opção, o sistema aplica a regra em que o aluno deve informar o desejo de cancelar com X dias de antecedência em relação à data de vencimento da próxima parcela. Nesse caso, a próxima parcela será cobrada, mas o término do contrato será conforme a data de cancelamento informada no campo " Data de Cancelamento ". Se o contrato do aluno estiver chegando ao fim e não houver parcelas futuras, o contrato vai terminar sem a cobrança da próxima parcela. Ao selecionar esta opção, o sistema apresenta as seguintes configurações: Aplicar percentual da multa em relação ao total do contrato: ao marcar esta configuração, o sistema aplica a porcentagem da multa, conforme definida no cadastro do plano, sobre o valor total do contrato; Avisar com até quantos dias de antecedência?: a quantidade de dias é contada a partir da data de lançamento do cancelamento para cobrar a próxima parcela, independentemente da data de cancelamento informada na primeira tela de cancelamento. Se o prazo for definido em 15 dias, o aluno que desejar cancelar deve avisar com até 15 dias de antecedência em relação ao vencimento da próxima parcela; Por exemplo: um aluno pede para cancelar o plano no dia 03/02/2021 e o vencimento da próxima parcela em aberto é no dia 14/02/2021, uma diferença de 11 dias. Como o aluno não avisou com 15 dias de antecedência, ele terá que pagar a próxima parcela em aberto no ato do cancelamento. Se a próxima parcela vencesse no dia 20/02/2021 (17 dias de diferença), o aluno não precisaria pagar a próxima parcela. ℹ️ Observação: a quantidade de dias é definida separadamente em cada tipo. No cancelamento automático, o sistema usa os dias informados no tipo automático. Porcentagem da multa sobre parcelas atrasadas: defina neste campo a porcentagem de multa a ser cobrada sobre as parcelas em atraso. Assim, caso o cliente tenha alguma parcela atrasada, no ato do cancelamento será cobrado o valor total dessa parcela, além da multa aplicada sobre ela; Cobrar multa sobre parcelas restantes em aberto dos seguintes planos: caso deseje cobrar multa sobre as parcelas restantes em aberto do cliente, informe os códigos dos planos sobre os quais a multa será aplicada; Porcentagem da multa sobre parcelas restantes em aberto: defina o percentual da multa que será aplicado sobre as parcelas restantes em aberto dos planos configurados no campo anterior, no momento do cancelamento do aluno; Cobrar multa sobre parcelas restantes para planos lançados até a data: a multa será aplicada apenas às parcelas restantes dos planos lançados até a data definida neste campo. Ou seja, mesmo que o código do plano esteja no campo " Cobrar multa sobre parcelas restantes em aberto dos seguintes planos ", se o plano do aluno foi lançado após essa data, não será cobrada multa sobre as parcelas restantes; ℹ️ Observação: após concluir o cancelamento, todas as parcelas que o cliente deve pagar são reunidas em um único valor, com vencimento na mesma data da próxima parcela em aberto. Esse valor inclui a próxima parcela em aberto (quando cobrada), as parcelas atrasadas e a multa sobre as parcelas atrasadas, e é chamado de " Parcela de cancelamento ". Se o aluno não tiver uma próxima parcela, os valores do cancelamento são gerados com vencimento na data do dia. Atingir somente contratos lançados a partir do dia: defina uma data neste campo para que apenas os planos lançados a partir dessa data sejam considerados; Gerar parcela de multa separada no cancelamento com cálculo de antecedência: ao ativar esta configuração, o sistema cria uma parcela separada para a multa do cancelamento. Além disso, as parcelas que ainda precisam ser cobradas, conforme o cálculo do cancelamento, permanecem em aberto; Permitir alterar data final de contrato no cancelamento (disponível somente no tipo manual): marque esta configuração caso deseje que, durante o cancelamento, o usuário possa informar manualmente a data final do contrato do aluno; Utilizar cálculo de antecedência também no cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência (disponível somente no tipo automático): ao ativar esta configuração, o cancelamento automático de contratos não recorrentes será feito com base no cálculo de antecedência para o vencimento da próxima parcela; Avaliar data cancelamento para validar parcelas vencidas: marque esta configuração caso deseje que o sistema utilize a data informada no cancelamento para validar as parcelas vencidas que serão cobradas do aluno. No tipo automático, as configurações desta opção são apresentadas assim: Cancelamento com obrigatoriedade de pagamento da próxima parcela e 30 dias de acesso: selecione esta opção caso deseje que seja obrigatória a cobrança da próxima parcela, e o aluno terá mais 30 dias de acesso. Ao selecionar, são apresentadas as configurações abaixo. A primeira imagem mostra o tipo manual e a segunda, o tipo automático. Gerar parcela de multa separada no cancelamento com cálculo de antecedência: ao ativar esta configuração, o sistema cria uma parcela separada para a multa do cancelamento. Além disso, as parcelas que ainda precisam ser cobradas, conforme o cálculo do cancelamento, permanecem em aberto; Permitir alterar data final de contrato no cancelamento (disponível somente no tipo manual): marque esta configuração caso deseje que, durante o cancelamento, o usuário possa informar manualmente a data final do contrato do aluno; Utilizar cálculo de antecedência também no cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência (disponível somente no tipo automático): ao ativar esta configuração, o cancelamento automático de contratos não recorrentes será feito com base no cálculo de antecedência para o vencimento da próxima parcela; Avaliar data cancelamento para validar parcelas vencidas: marque esta configuração caso deseje que o sistema utilize a data informada no cancelamento para validar as parcelas vencidas que serão cobradas do aluno; Não gerar valores no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): habilitando essa opção, o sistema não gera valores residuais, como quitações de cancelamento, multas e taxas, no momento do cancelamento automático do plano; Gerar parcela de quitação no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): ao marcar esta opção, o sistema vai gerar automaticamente uma parcela de quitação para o cancelamento. Atenção: se esta opção estiver no tipo automático, o cancelamento por parcelas vencidas cobra as parcelas vencidas e também a próxima parcela, reunidas na " Parcela de cancelamento ". Para cobrar somente as parcelas vencidas, use o " Cancelamento padrão " no tipo automático. Cancelamento avaliando parcelas: este tipo de cancelamento calcula a multa avaliando as parcelas que ainda estão em aberto no contrato. Caso o contrato não tenha mais parcelas em aberto, não será gerado valor de multa. Por exemplo: com R$ 260,00 em parcelas em aberto e 10% de multa configurada no plano, o valor da multa será de R$ 26,00. Ao selecionar esta opção, são apresentadas as configurações abaixo. A primeira imagem mostra o tipo manual e a segunda, o tipo automático. Aplicar percentual da multa em relação ao total do contrato: ao marcar esta configuração, o sistema aplica a porcentagem da multa, conforme definida no cadastro do plano, sobre o valor total do contrato; Atenção: ao marcar a configuração " Aplicar percentual da multa em relação ao total do contrato ", a multa passa a ser calculada sobre o valor total do contrato, e não sobre as parcelas que ainda estão em aberto. Não gerar valores no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): habilitando essa opção, o sistema não gera valores residuais, como quitações de cancelamento, multas e taxas, no momento do cancelamento automático do plano; Gerar parcela de quitação no cancelamento automático (disponível somente no tipo automático): ao marcar esta opção, o sistema vai gerar automaticamente uma parcela de quitação para o cancelamento; Gerar parcela de multa separada no cancelamento com cálculo de antecedência: ao ativar esta configuração, o sistema cria uma parcela separada para a multa do cancelamento. Além disso, as parcelas que ainda precisam ser cobradas, conforme o cálculo do cancelamento, permanecem em aberto; Permitir alterar data final de contrato no cancelamento (disponível somente no tipo manual): marque esta configuração caso deseje que, durante o cancelamento, o usuário possa informar manualmente a data final do contrato do aluno; Utilizar cálculo de antecedência também no cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência (disponível somente no tipo automático): ao ativar esta configuração, o cancelamento automático de contratos não recorrentes será feito com base no cálculo de antecedência para o vencimento da próxima parcela; Avaliar data cancelamento para validar parcelas vencidas: marque esta configuração caso deseje que o sistema utilize a data informada no cancelamento para validar as parcelas vencidas que serão cobradas do aluno. Abaixo dos tipos de cancelamento, ficam as demais configurações: Gerar Remessa de Produto do Tipo " QU " Quitação de Cancelamento: ao marcar esta configuração, o sistema vai gerar remessas de produtos do tipo QU (Quitação de Cancelamento), que são as parcelas geradas após o cancelamento do contrato. Elas são geradas normalmente na data de cobrança da parcela; Cancelamento automático de parcelas para contratos em regime de recorrência: esta opção atinge somente os contratos em regime de recorrência e define quais parcelas são canceladas. As opções são: Todas parcelas: o contrato será cancelado após " X " parcelas vencidas seguidas e todas as parcelas do plano que estão em aberto serão canceladas; Parcelas maior igual mês atual: o contrato será cancelado após " X " parcelas vencidas seguidas e serão canceladas apenas as parcelas do mês do cancelamento em diante. As anteriores continuarão no caixa em aberto. Ao selecionar esta opção, é apresentada a configuração " Zerar valor no Cancelamento ", que zera o valor gerado de uma transferência ou devolução no momento do cancelamento; Parcelas maior que a data cancelamento: o contrato será cancelado após " X " parcelas vencidas seguidas e serão canceladas apenas as parcelas a partir da data do cancelamento. As anteriores continuarão no caixa em aberto. Ao selecionar esta opção, também é apresentada a configuração " Zerar valor no Cancelamento "; Cancelamento por transferência do aluno entre empresas: ao cancelar o contrato do aluno e transferi-lo para outra unidade, o sistema vai cancelar as parcelas restantes desse aluno; Cancelamento por mudança de plano: quando o aluno fizer a mudança de plano em regime de recorrência, o sistema vai cancelar as parcelas em aberto do contrato que está sendo cancelado; Tolerância de parcelas vencidas seguidas para cancelamento automático de contratos em regime de recorrência: após " X " parcelas vencidas seguidas, o contrato será cancelado e as parcelas ficarão de acordo com a configuração anterior. Só funciona se, no cadastro do plano, a opção " Renovável Automaticamente " estiver marcada; Por exemplo: com a tolerância igual a 2, o contrato é cancelado quando a 3ª parcela seguida vence. ℹ️ Observação: parcelas de anuidade e de adesão não são consideradas na contagem de parcelas vencidas seguidas para o cancelamento automático. ℹ️ Observação: esta tolerância vale apenas para planos recorrência e funciona se, no cadastro do plano, na aba " Recorrência ", a configuração " Quantidade Dias após Vencimento para Cancelamento Automático " for diferente de " 0 " (zero). Se a tolerância da empresa estiver em zero, o sistema segue a configuração " Quantidade Dias após Vencimento para Cancelamento Automático " do cadastro do plano. Tolerância de parcelas vencidas para cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência: na próxima cobrança, após " X " parcelas vencidas seguidas, o contrato será cancelado e as parcelas ficarão de acordo com a configuração " Cancelamento automático de parcelas para contratos em regime de recorrência ". Só funciona se, no cadastro do plano, a opção " Renovável Automaticamente " estiver marcada; Quantidade de dias úteis após o vencimento da parcela para que o contrato seja cancelado fora do regime de recorrência: ao definir um número de dias úteis, o sistema só cancela os contratos fora do regime de recorrência após esse período. Esta configuração afeta apenas planos fora do regime de recorrência e renováveis automaticamente. Se for informado zero, a configuração fica desabilitada; Por exemplo: se você configurar 3 dias úteis, o sistema vai cancelar os contratos apenas quando o atraso for de 4 dias úteis ou mais. Considerar apenas parcelas do tipo Plano para o cancelamento automático: com esta opção marcada, o sistema considera somente as parcelas do tipo Plano. Parcelas renegociadas ou de venda avulsa não são consideradas; Aplicar multa na mudança de plano: ao marcar esta opção, será gerada multa nas mudanças de plano do cliente. A multa só é gerada para mudanças em que houver downgrade (redução de valores no contrato); Aplicar Multa/Juros nas parcelas atrasadas do cancelamento: ao marcar esta opção, o sistema aplica multa e juros nas parcelas atrasadas, deixando-as disponíveis no caixa em aberto; ℹ️ Observação: a configuração " Cobrança de Multa/Juros ", na guia de cobrança, precisa estar habilitada para que esta opção funcione. Caso a opção de cancelar todas as parcelas do contrato esteja selecionada, o sistema também cancela os juros e as multas gerados, junto com as parcelas. Gerar parcela de quitação proporcional com saldo remanescente: ao marcar, o sistema permite que, no cancelamento do contrato, seja gerado um saldo proporcional aos dias utilizados durante o contrato; Não cobrar multa de cancelamento de contrato do tipo renovação: ao marcar esta opção, o sistema não cobra multa de cancelamento para os contratos de renovação; Não cobrar multa de cancelamento se todas as parcelas estiverem pagas: ao marcar esta opção, o sistema não cobra a multa quando todas as parcelas já estiverem pagas; Isentar cancelamento até 7 dias: ao marcar esta opção, após adquirir o plano, o aluno terá 7 dias para cancelar sem cobrança de multa, conforme previsto no Código de Defesa do Consumidor. Após esse período, o cancelamento estará sujeito à cobrança de multa; Cancelar automaticamente contratos não renováveis fora do regime recorrência: com esta opção habilitada, o sistema vai cancelar todo tipo de contrato fora do regime de recorrência, mesmo que o contrato não seja renovado automaticamente; Tolerância de dias para cancelar automaticamente contratos não assinados: informe a quantidade de dias de tolerância (zero desativa a configuração). O sistema cancela automaticamente os contratos que não forem assinados dentro do prazo definido; Marcar pra devolver recebíveis automaticamente de cheque e cartão: marcando esta configuração, o sistema seleciona automaticamente os recebíveis de cheque e cartão, calculando o valor total a ser devolvido. Se o valor não corresponder, um valor parcial será descontado do cartão para garantir saldo zero; Produtos a serem devolvidos no cancelamento: selecione quais produtos poderão ser devolvidos ao realizar o cancelamento do contrato. 4. Após realizar qualquer alteração, clique em " Salvar todas as configurações ". Saiba mais Para saber mais sobre as configurações da Empresa, clique aqui . Para saber como verificar as configurações de cancelamento do plano, clique aqui . Para saber como configurar o sistema para cancelar automaticamente os alunos que têm parcelas vencidas, clique aqui .