O que é Quando a configuração " Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque " é ativada no sistema Pacto, todas as compras passam a exigir aprovação antes de avançar para o fluxo de contas a pagar, garantindo maior controle e conformidade com os processos internos. O sistema também exigirá autorização para registrar a compra no estoque. Após a aprovação, a quantidade de itens será lançada no estoque e a conta a pagar será gerada automaticamente. Permissão necessária É necessário ter as permissões “ 9.08 – Configurações do financeiro ”, “ 5.10 – Produtos “, “ 12.06 – Configuração produto Estoque “, “ 12.01 – Compras ” e “ 12.09 - Autorizar/Negar Compras ” habilitadas no perfil de acesso. Como funciona Habilitando as configurações 1. No menu do sistema, clique na “ Engrenagem “; 2. Será apresentada a tela de configurações de todos os módulos. Localize e clique no menu Financeiro . 3. Na guia “ Configurações Gerais " marque as seguintes opções: Criar conta a pagar no financeiro ao lançar compra no estoque: ao marcar esta opção, uma conta a pagar será criada automaticamente no módulo financeiro após o lançamento de compras de produtos de estoque; Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque: ao marcar esta opção, o sistema exigirá autorização para que uma compra lançada no estoque possa prosseguir, atualizando a quantidade de itens no estoque. 4. Por fim, clique em " Salvar todas as configurações " para salvar as alterações. Realizando uma solicitação de compra O primeiro passo é a equipe fazer a solicitação de compra. Para isso, é preciso que a permissão " 10.09 – Permitir cadastrar solicitação de compras " esteja habilitada. 1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por " Solicitação de Compra "; 2. Você verá uma lista com todas as solicitações feitas anteriormente. Para criar uma nova, clique em " Realizar Solicitação "; 3. Preencha os campos conforme necessário; Título: adicione um título para a sua solicitação; Descrição do motivo da solicitação *: descreva o motivo da solicitação. Esse campo é obrigatório; Realizar upload: se desejar, faça o upload de uma imagem relacionada à compra solicitada. Para isso, clique em " Upload de arquivo ". Por fim, clique em "Gravar" para concluir o upload do arquivo. Tipo: selecione a opção " Documento "; Renomear arquivo: se precisar, adicione um novo nome para o arquivo; Observação: insira alguma observação adicional. 3.1. Você pode adicionar quantos arquivos quiser. Também é possível visualizar, editar ou excluir os arquivos adicionados, clicando nos ícones correspondentes. 4. Para finalizar a solicitação, clique em " Enviar solicitação ". 4.1. Ela ficará na listagem com a situação “ Pendente ”, aguardando o próximo passo. Depois que a solicitação for feita, a equipe ou pessoa responsável pelas compras financeiras deve aprovar ou negar essa solicitação. Para isso, é necessário que a permissão "10.10 – Permitir aprovar ou negar solicitação de compras" esteja habilitada. 1. Na tela de Solicitação de compras, selecione a compra que deseja aprovar ou negar ; 2. Você poderá visualizar todas as informações adicionadas, como título, descrição e anexos. Clique em " Aprovar " para autorizar a solicitação ou em " Negar " para recusá-la; 2.1. Se escolher "Negar" , uma nova tela será exibida. Informe o motivo da negação e clique em "Confirmar negação" . 3. Se a compra for aprovada, ao clicar nela será mostrado o botão para o lançamento da compra. Ao clicar nesse botão, você será direcionado automaticamente para a tela de lançamento, onde poderá registrar a compra. Cadastrando o produto Em seguida, é necessário cadastrar o produto no sistema. 1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “ Produto “; 2. Ao carregar a tela, clique no botão “ Adicionar “; 3. Preencha os campos para criação do produto; Descrição: informe o nome definido para o produto; Tipo de produto: aqui você deve informar o comportamento do produto, nesse caso será “ Ordem de Compra "; Unidade de Medida: selecione a unidade de medida do produto; Categoria de Produto: selecione a categoria a qual este produto pertence, nesse caso será “ Ordem de Compra "; Valor: informe o valor de cadastro do produto. Observação: as demais opções no cadastro de produtos não têm necessidade de preenchimento. 4. Por fim, clique em “ Salvar cadastro “; 5. O produto será configurado automaticamente no estoque, apresentando o estoque atual zerado e um estoque mínimo definido como 1 por padrão. Configurando o rateio integração Após essa etapa, será necessário realizar o rateio da integração. 1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por “ Rateio Integração ”; 2. Na tela de Rateio Integração, há duas guias. Na guia " Categorias e Produtos ", será apresentada uma nova categoria chamada " Ordem de Compra ". 3. É necessário configurar um rateio para cada produto do tipo " Ordem de Compra "; Atenção: o rateio automático será realizado apenas se o plano de contas for do tipo saída e a porcentagem for 100%. Essa regra se aplica exclusivamente aos produtos do tipo " Ordem de Compra ", enquanto os produtos de outros tipos seguem o padrão habitual. Tipo de Rateio: selecione o tipo de rateio que deseja adicionar; Empresa : se o sistema tiver mais de uma unidade, selecione a empresa para a qual deseja ratear essa categoria; Plano de Contas : clique em " Consultar " e escolha o plano de contas que deseja vincular a essa categoria; Observação : quando clicado em “ Centro de Custos ” este campo será alterado para selecionar o centro de custo a ser rateado nesta categoria. Percentagem: informe qual a percentagem que deve ser rateada no plano de contas ou centro de custos dessa categoria. 3.1. Preencha o rateio e clique em " Adicionar ". 4. Após informar o Plano de Contas e o Centro de Custo, clique em " Salvar alterações " ; 5. Ainda é possível configurar uma divisão no rateio, ou seja, ratear um produto em mais de um plano de contas ou em mais de um centro de custos. Por exemplo: o produto será divido 50% para o centro de custos Administrativo e 50% para Sala Musculação , pois é repassado esse valor posteriormente para a empresa que realiza essas manutenções. Cadastrando a compra Nosso próximo passo é cadastrar a compra do produto. 1. Na lupa de busca do sistema pesquise por " Compra "; 2. O sistema irá apresentar a lista de compras já lançadas. Clique no botão " Adicionar "; 3. Na guia " Dados da Compra " preencha todos os campos de cadastro necessários; Fornecedor: selecione o fornecedor desta compra; Descrição da Conta a Pagar: informe uma descrição para esta compra; Número de Parcelas: selecione em quantas parcelas o valor da compra foi dividido (caso seja uma compra parcelada); Observação: as contas serão criadas no financeiro de acordo com a quantidade de parcelas informadas, com vencimentos para HOJE, 30, 60, 90 dias e assim por diante. Número da Nota Fiscal: informe o número da nota fiscal desta compra; Contato: informe o nome do contato com quem realizou a compra; Telefone do Contato: informe o número de telefone do contato; Data de Emissão: informe a data em que a nota fiscal foi emitida; Data da Compra: informe a data da compra; Observação: é possível lançar compras com data futura. Horário compra: informe o horário da compra; Anexar Documento: utilize esta opção para adicionar um documento desta compra, como por exemplo a nota fiscal; Observações: adicione aqui uma observação se necessário. 4. Na guia " Produtos da Compra ", selecione o produto e informe os dados da compra, e clique em " Adicionar Produto "; Observação: repita o mesmo processo para adicionar mais produtos nesta compra. Produto: pesquise o nome do produto que será informado na compra; Quantidade: informe a quantidade de compra do produto informado no campo anterior; Valor Unitário: informe o valor unitário de compra do produto; Desconto Total: informe valor de desconto, se houver. 💡 Dica: caso queira importar e preencher automaticamente os dados e produtos de uma nota fiscal de compra, utilize a guia “Importar XML de NFE” . Para saber mais sobre como esse processo funciona, clique aqui . Atenção: ao usar essa opção, não será necessário preencher manualmente as guias “ Dados da Compra ” e “ Produtos da Compra ”, pois o sistema fará esse preenchimento de forma automática após a importação do XML. 5. Caso a compra seja parcelada, na guia “Financeiro” é possível gerenciar cada parcela individualmente, definindo a data de vencimento e o valor de cada uma. Informe os dados e clique em " Adicionar Parcela " ; Parcela: selecione qual parcela deseja personalizar; Data vencimento: informe a data de vencimento da parcela selecionada; Valor : informe o valor dessa parcela; Código de Barras: adicione o código de barras dessa parcela caso se trate de um pagamento em boleto. 6. Por fim, clique em " Salvar cadastro ". Atenção: o sistema não permite excluir uma compra lançada. Autorizando uma ordem de compra Seu estoque ainda não foi atualizado. Para que a compra seja aprovada, é necessário realizar essa autorização. 1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “ Compra “; 2. O sistema apresentará a lista de compras já lançadas, onde será exibida uma nova coluna chamada " Ordem de Compra ". Nessa coluna, será exibido o status do lançamento, que pode ser aprovado ou negado; 3. Localize a compra desejada e clique sobre ela; Atenção: é necessário ter a permissão " 12.09 - Autorizar/Negar Compras " para realizar essa ação. 3.1. Se a compra for negada, o estoque não será atualizado, a compra será cancelada e nenhuma conta a pagar será lançada no financeiro; 3.2. Se a compra for autorizada, o estoque será atualizado com a quantidade de itens desta compra. 4. Uma nova conta a pagar também será lançada no financeiro referente a essa compra. 4.1. Caso a compra seja parcelada, suas parcelas serão exibidas no relatório “Contas a Pagar” , conforme o cadastro realizado na guia "Financeiro" ; 4.2. Na guia " Financeiro ", dentro do cadastro da compra, o sistema também exibe a situação de cada parcela da compra. Inicialmente, elas aparecem como “Em Aberto” e, após o pagamento, a situação muda para “Pago” , sendo exibida também a data em que foram quitadas. Saiba mais Para saber quais são os tipos de produtos existentes no cadastro de produto, clique aqui .